Asianajotoimisto Marjo Paananen                                                  31.5.2025

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Marjo Paananen (2650338-6)

Bertel Jungin aukio 5, 6 krs., 02600 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asianajaja, varatuomari Marjo Paananen

Bertel Jungin aukio 5, 6 krs., 02600 Espoo

Puh 040 5577 552

marjo.paananen@mlaw.fi

Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Marjo Paanasen asiakastieto- ja toimeksiantorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja asiakkaiden väliseen asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietoja käsitellään myös oikeuden tai muun viranomaisen määräämän tehtävän hoitamiseksi, laissa säädettyjen velvollisuuksien noudattamiseksi sekä oikeutetun edun toteuttamista varten.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:

Toimeksiantojen hoitaminen, asiakassuhteiden hoitaminen, toimeksiantojen hallinta, laskutus ja yhteydenpito.

Asiakkaan maksukäyttäytymisen ja toimeksiantotilausten seuranta.

Esteellisyyksien selvittäminen toimeksiantoihin ja yhteydenottoihin liittyen.

Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukainen säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttäminen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kirjataan toimeksiantoihin liittyvät päämiehet, vastapuolet ja todistajat sekä muut asian käsittelyyn liittyvät henkilöt tai yhteisöt.

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
– henkilön perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti) sekä henkilötunnus tai syntymäaika
– yritysten perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti) sekä y-tunnus
– toimeksiannon laatu
– asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot kuten näihin liittyvä yhteydenpito ja viestintä, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot sekä muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi
– sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään toimeksiannon yhteydessä asiakkaalta itseltään sekä tarvittaessa erilaisista hakemistoista, rekistereistä ja muista julkisista tietolähteistä kuten väestötietojärjestelmästä ja kaupparekisteristä. Rekisterin tietoja voidaan myös hankkia ja päivittää niitä koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Tietojen luovutukset

Rekisteritietoja ei luovuteta yleisesti tai säännönmukaisesti kenellekään. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön ja asianajajia koskevien muiden säännösten rajoissa.

Rekisterinpitäjä on tehnyt yhteistyökumppaneiden (kuten kirjanpitoyhteisön) kanssa sopimukset, joilla se pyrkii varmistamaan, että rekisteritietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjä valitsee palveluntuottajat huolellisesti ja on tehnyt näiden kanssa sopimukset asianmukaisen henkilötietojen käsittelyn varmistamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturva on järjestetty alalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Tietoja käyttävät vain toimeksiantojen toteutukseen osallistuvat henkilöt eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille. Ainoastaan rekisterinpitäjällä tai sen lukuun toimivalla henkilökunnalla tai rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla datan käsittelyyn osallisella palveluntarjoajalla on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin rekisterinpitäjän myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Rekisterinpitäjä huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön, viranomaisten määräykset ja toimialan ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisessa.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

ATK-järjestelmät on suojattu asianmukaisella tavalla palomuurein ja virustorjuntaohjelmistoin. Järjestelmiin sisäänpääsy on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa häntä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti. Pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista ja/tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan tai poistamaan rekisterissä oleva virheellinen, vanhentunut tai tarpeeton tieto. Vaatimus rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti. Pyyntö voidaan evätä, jos lainsäädäntö ja alaa veloittavat ohjeet estävät tietojen muuttamisen tai poistamisen.

Tietojen säilytysajat

Asiakastieto- ja toimeksiantorekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän toiminnan kannalta sekä sitä velvoittavan lainsäädännön ja Suomen Asianajaliiton ohjeiden mukaan. Toimeksiantoja koskeva aineisto säilytetään vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Sen jälkeen rekisterinpitäjä säilyttää tietoja siltä osin kuin esteellisyyksien selvittämiseksi ja työntekijöiden oikeusturvan kannalta on tarpeen.

Säilyttämisen jälkeen tiedot hävitetään asianmukaisella tavalla.

Rekisterinpitäjän velvollisuus noudattaa säännöksiä

Rekisterinpitäjä noudattaa rekisterin käytössä lainsäädäntöä sekä viranomaisten määräyksiä ja ohjeita, joihin kuuluvat muun muassa asianajajia koskevat velvoittavat lait, määräykset ja ohjeet.

Lisätietoja

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti.

Yhteystiedot:

Asianajotoimisto Marjo Paananen

Bertel Jungin aukio 5, 6 krs., 02150 Espoo

tai

marjo.paananen@mlaw.fi